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Alta de incidencias

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Definimos Incidencia como todo posible incumplimiento de requisitos, especificaciones, procedimientos o instrucciones de trabajo, a juicio de cualquier persona de la empresa, que se registra pendiente de valoración por el Responsable de la Calidad.

Así, distinguiremos tres tipos de incidencias posibles: de cliente, de proveedor y de procesos Internos.

Pantalla de alta de incidencia

El usuario que introduce la incidencia, sirviéndose del desplegable, introduce el nombre del detector de la misma en el campo destinado a tal fin (Detector de la incidencia), y que no necesariamente tiene porqué coincidir con el que la registra.

Posteriormente introduce el concepto originador de la incidencia. Así, si la incidencia es una reclamación de cliente; localizará el cliente en cuestión (haciendo servir el desplegable ubicado en el campo Cliente) pulsando sobre el mismo para fijarlo.

De igual manera, si se trata de una incidencia de proveedor, buscará el mismo por su nombre en el campo Proveedor y si la incidencia la clasificamos como de proceso Interno, hará lo propio sobre el campo Origen de la incidencia; en este desplegable aparecen por defecto los usuarios de la aplicación, si bien se podrán dar de alta como nuevos usuarios a departamentos, áreas de trabajo, procesos u otros a criterio de los usuarios. Dicho alta es competencia exclusiva del Responsable de Calidad o usuario con privilegios suficientes.

A continuación, el detector asigna a la incidencia una valoración de gravedad de 1 (mínima) a 5 (máxima), según su propio criterio.

Una vez identificada y registrada la información anterior, el detector procede a reflejar la incidencia en cuestión redactándola en el aparatado destinado a tal fin, es decir, en el campo Descripción de la incidencia, definiendo además la actuación llevada a cabo en el momento de la detección para subsanarla o retrasar los efectos de la misma en el campo Solución inmediata.

Por último, el detector puede hacer constar la/s persona/s responsable/s de la solución inmediata en el campo Decisores, para ello deberá pulsar sobre el icono Añadir nuevo decisor para lanzar la pantalla de selección sobre la cual elegirá el nombre de el/los responsable/s en cuestión. Si por cualquier motivo el detector quisiera borrar el nombre de alguno de los decisores seleccionados, deberá seleccionar el mismo (haciendo clic sobre él) y pulsar sobre el icono Borrar decisores seleccionados. Conviene decir que este campo no es obligado, pero si será necesario haber dado de alta previamente los decisores.

Una vez finalizada la secuencia, el detector de la incidencia pulsará: el botón Aceptar (para grabar la incidencia y salir de la ventana), el botón Cancelar; de esta manera nos aparecerá una ventana de aviso que nos pregunta si queremos grabar las modificaciones efectuadas. En caso de no estar dispuestos a grabar la incidencia pulsaremos No.

El usuario podrá imprimir una copia de la incidencia una vez registrada. Para ello pulsará sobre el botón Imprimir. Este botón sólo será habilitado cuando la incidencia haya sido introducida en el sistema, es decir, el usuario debe pulsar el botón Grabar para poder imprimir la incidencia.

No se permitirá grabar la incidencia hasta que no hayan sido completados todos los campos necesarios: Fecha de alta (debe ser menor o igual que la fecha actual del sistema), Detector, Origen, Gravedad, Descripción y Solución inmediata.

Importación y exportación a Excel

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Se puede obtener una impresión o archivo Excel de la incidencia en un formato concreto, incluso para impresión directa, para ello deberá estar definida la plantilla en la funcionalidad correspondiente de Plantillas de exportación. Para la creación de plantillas de exportación se pueden utilizar los siguientes campos en la plantilla, que a la hora de exportar serían sustituidos por su valor correspondiente en el mismo lugar y formato en el que fueron colocados:

[CTIPO] Tipo de incidencia (reclamación de cliente, incidencia de proveedor o incidencia de proceso interno, según se trate)
[NTIPO] Número según el tipo de incidencia (1, 2 o 3 según el orden anterior)
[CÓDIGO] Código de incidencia
[FECHA] Fecha de alta
[DETECTOR] Detector de la incidencia
[ORIGEN] Cliente, proveedor o personal que origina la incidencia
[GRAVEDAD] Gravedad de la incidencia
[DESCRIPCIÓN] Descripción de la incidencia
[SOLUCIÓN] Solución inmediata
[DECISORES] Lista de decisores de la incidencia
[CÓDIGO ORIGEN] Código de cliente, proveedor o empleado origen
[DIRECCIÓN ORIGEN] Dirección del origen
[CP ORIGEN] Código postal del origen
[PROVINCIA ORIGEN] Provincia del origen
[POBLACIÓN ORIGEN] Población del origen
[NIF ORIGEN] NIF del origen
[TELÉFONO ORIGEN] Teléfono del origen
[FAX ORIGEN] Fax del origen
[EMAIL ORIGEN] Correo electrónico del origen
[WEB ORIGEN] Página web del origen
[OBSERVACIONES ORIGEN] Observaciones del origen

A continuación se muestra un ejemplo de cómo construir en Excel una plantilla con algunos de los campos descritos:

Ejemplo de hoja Excel

Cuando se exporta la incidencia con o sin datos pero no habiendo ninguna plantilla vinculada o estando desactivada la exportación con plantilla para esta funcionalidad, se obtiene un formato estándar que sirve a su vez como modelo para luego importar incidencias directamente desde una hoja Excel. Esto resulta útil cuando el empleado desea generar la incidencia y no dispone de acceso en el momento a la aplicación, o también para facilitar la entrada de la incidencia enviando por correo electrónico al archivo Excel al responsable o encargado de la entrada de incidencias en el sistema.

Cuando se exporta a Excel utilizando plantillas, siempre existe la posibilidad de añadir funcionalidad adicional a cualquier plantilla utilizando macros de Excel. Qsinc ejecuta automáticamente la macro de la plantilla llamada FinExportacionQsinc, si existe.

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