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Alta de no conformidad de auditoría

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El Responsable de Calidad lo es del registro de las no conformidades detectadas en las auditorias del Sistema de Gestión de la Calidad, tanto en las auditorias internas como externas.

Así procederá, en primer lugar, a determinar el nombre de la persona que levanta la no conformidad (auditor interno o externo) en el campo Detector, indicando a continuación el Origen de la no conformidad (auditoria interna o externa) y la valoración de gravedad asignada a la misma (que como no conformidad propiamente dicha será 4 - leve, o 5 - grave).

Pantalla de alta de no conformidad de auditoría

Para finalizar, el Responsable de Calidad introducirá la descripción de la no conformidad, así como el capítulo de la norma de referencia al que se relacione, en el campo destinado a tal fin y denominado Descripción/Ref. (si bien puede decidir no registrar por completo el texto correspondiente a la no conformidad, y detallar únicamente el número de no conformidad asignado en el informe del auditor).

Una vez registrada la no conformidad de auditoria, el Responsable de Calidad aceptará las modificaciones efectuadas pulsando sobre el botón Aceptar (grabar y salir). De esta manera, la aplicación incluye automáticamente la citada no conformidad en el Listado de no conformidades, para su posterior tratamiento.

Además el sistema incorpora las opciones de importación y exportación de no conformidades de auditoria desde un formato predefinido de hoja de cálculo Excel. Para obtener dicho formato bastará con pulsar sobre el botón Exportar en una ventana de alta de no conformidad de auditoria en blanco.

Así a la hora de proceder a la importación de una no conformidad deberemos asegurarnos de que la información que define la misma (fecha de alta, detector, origen, gravedad, descripción/referencia) está descrita en los campos correspondientes. Además la información registrada en la plantilla Excel, en los campos Origen y Gravedad, deberá coincidir exactamente con la predefinida en la base de datos, en caso contrario en el momento de hacer la importación, la aplicación tomará dicho valor como nulo (lo obviará). - Por ejemplo; el origen de la incidencia, deberá ser trascrito exactamente como “Auditoría interna” o bien “Auditoría externa” y la gravedad asignada únicamente como 4 o 5.

Para importar los registros introducidos en la plantilla de Excel, nos situaremos en la ventana de alta de no conformidades y haremos clic sobre el botón Importar. De esta manera se abrirá un cuadro de diálogo en el que deberemos seleccionar el fichero Excel en cuestión y pulsar sobre el botón Abrir.

Se puede obtener una impresión o archivo Excel de la incidencia en un formato concreto, incluso para impresión directa, para ello deberá estar definida la plantilla en la funcionalidad correspondiente de Plantillas de exportación. Para la creación de plantillas de exportación se pueden utilizar los siguientes campos en la plantilla, que a la hora de exportar serían sustituidos por su valor correspondiente en el mismo lugar y formato en el que fueron colocados:

[CÓDIGO] Código de no conformidad
[FECHA] Fecha de alta
[DETECTOR] Detector
[ORIGEN] Origen de la no conformidad
[GRAVEDAD] Gravedad
[DESCRIPCIÓN] Descripción

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