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Facturar muestras

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En esta opción observamos el listado de todas las muestras facturables (aquellas cuya correspondiente factura no haya sido emitida y estén incluidas en algún informe de resultados). Disponiendo de todos los posibles filtros de búsqueda posibles de cierto interés.

Se mostrará por defecto, el listado de muestras pendientes de facturación. En cualquier momento es posible acceder a las muestras facturadas, así como las no facturables y modificar su estado. Para navegar entre los diferentes tipos de muestra se usarán las pestañas Pendientes, Facturadas y No facturables. Para modificar el estado y mover las muestras de una pestaña a otra, bastará con usar los botones de la parte inferior izquierda de la pantalla, o bien, las opciones correspondientes del menú desplegable.

Pantalla de listado de muestras a facturar

Así, deberemos seleccionar la muestra deseada y pulsaremos el botón Facturar, abriéndose la ventana detalle de la factura. Opcionalmente, es posible crear la/s factura/s de las muestras seleccionadas sin mostrar los formularios de detalle pulsando el botón de Facturar automáticamente. Las facturas podrán ser modificadas y revisadas posteriormente, aunque la numeración ya no podrá ser alterada.

Adicionalmente Veolab permite la emisión de facturas a un mismo cliente en la cual se detallen todas las analíticas realizadas en un determinado periodo. Para ello seleccionaremos las que nos interesen pinchando en cada una de ellas manteniendo pulsado la tecla Ctrl, o bien pasando directamente por encima de ellas con el botón izquierdo del ratón pulsado, y pulsaremos el botón Facturar.

De igual manera podemos llevar a cabo una selección múltiple de muestras aunque pertenezcan a diferentes clientes, de manera que se abrirán tantas ventanas como clientes estén relacionados con las muestras, es decir, tantas ventanas como facturas.

Pantalla de detalle de factura

En la ventana de detalle de la factura tendremos los siguientes campos; serie y nº de factura, fecha de factura, concepto, observaciones, estado de la factura (abierta, cerrada o cobrada), tipo de factura, el cliente, el cliente de facturación y los datos del cliente de facturación, que pueden ser editados directamente en la factura sin que afecte al fichero de clientes.

Tipo de factura: Diferenciamos dos tipos de facturas que básicamente afectan a la forma en que se construye las líneas de factura:

- Importe por fila: Aquellas que emitimos para el cobro de muestras dadas de alta en la aplicación. En este tipo de facturas tendremos información de precio por unidad, unidades, porcentaje de descuento e importe.

- Importe total: Aquellas que emitimos para facturar trabajos no necesariamente relacionadas con analíticas individuales de muestras, por ejemplo para facturar servicios adicionales o analíticas/servicios de contratos periódicos. En estas facturas sólo se especifican los campos de código y descripción para los conceptos facturados y nunca el importe individual por línea de factura.

En un segundo espacio tendremos el detalle de las líneas de factura que contendrá la misma; se corresponden con cada una de las muestras o con otros conceptos que deseemos incluir (como trabajos adicionales, desplazamientos, asesoramiento en resultados, etc.). Estos conceptos (líneas de factura) adicionales los agregaremos pulsando el icono Añadir nueva línea de factura. Conteniendo los campos; Código (de la muestra), Descripción (de la muestra/trabajo o servicio), Precio/U, U (unidades), % Dto e Importe. Conviene destacar que el porcentaje de descuento, es sobre esa línea de factura en concreto, ya que más abajo tenemos un nuevo campo de % Descuento que se aplicaría al total del importe neto de la factura. Dependiendo de si las líneas de factura son creadas automáticamente por el sistema a partir de muestras, auditorías, o bien si han sido añadidas manualmente se indicará con su icono correspondiente.

Siguiendo con la parte inferior de la ventana encontramos la información relativa a los impuestos a aplicar sobre la base imponible; tipo de impuesto (I.V.A., I.G.I.C., I.R.P.F., etc.) y  porcentaje de impuesto, todo ello predefinible desde la ficha de cliente, en la pestaña de facturación.

Las facturas pueden estar en 3 estados posibles: Abierta (modificable o pendiente de aceptar/revisar), Cerrada (no modificable/enviada al cliente) y Cobrada (no modificable).

De igual manera en la ventana de detalle de factura observaremos la base imponible, la cuantía del impuesto y el importe total de la factura que son calculados automáticamente a partir de los valores anterioes.

Exportación a Word y Excel

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Listado de muestras

 

Desde este listado es posible obtener un documento Word o Excel con las muestras seleccionadas en un formato predeterminado por una plantilla Word o Excel. Para la creación de plantillas de exportación se pueden utilizar los siguientes campos en la plantilla, que a la hora de exportar serían sustituidos por su valor correspondiente en el mismo lugar y formato en el que fueron colocados. Los siguientes campos sólo sirven para la exportación de una única muestra seleccionada al exportar.

Campos generales  
[FECHA ACTUAL] Fecha en el formato de la configuración regional de Windows
[NOMBRE FIRMANTE] Nombre del usuario actual
[CARGO FIRMANTE] Cargo del usuario actual
   
Campos de muestra  
[FECHA RECOGIDA] Fecha de recogida de la muestra
[FECHAS RECOGIDA] Fecha de recogida de la muestra en formato sin hora
[FECHA ENTRADA] Fecha de entrada de la muestra en el sistema
[FECHAS ENTRADA] Fecha de entrada de la muestra en el sistema en formato sin hora
[FECHA COMPROMISO] Fecha de compromiso de entrega de la muestra
[FECHA INICIO] Fecha de inicio del análisis
[FECHA FIN] Fecha de fin del análisis
[HORA RECOGIDA] Hora de recogida de la muestra
[CÓDIGO] Código de la muestra
[MATRIZ] Matriz de la muestra
[PERFIL] Perfil de la muestra
[DESCRIPCIÓN] Descripción de la muestra
[RECOLECTOR] Recolector de la muestra
[TEMPERATURA] Temperatura
[REFERENCIA] Referencia de la muestra
[LUGAR] Lugar de recogida de la muestra
[PRECIO] Precio obtenido para la muestra
   
Campos de cliente  
[CÓDIGO CLIENTE] Código del cliente
[NOMBRE CLIENTE] Nombre del cliente
[NOMBREC CLIENTE] Nombre comercial del cliente
[RAZÓN CLIENTE] Razón social
[ADMINISTRADOR CLIENTE] Administrador de la empresa
[PRINCIPAL CLIENTE] Cliente de facturación
[DIRECCIÓN CLIENTE] Dirección del cliente
[PROVINCIA CLIENTE] Provincia del cliente
[POBLACIÓN CLIENTE] Población del cliente
[CP CLIENTE] Código postal del cliente
[DIRECCIÓN2 CLIENTE] Dirección del cliente
[PROVINCIA2 CLIENTE] Provincia del cliente
[POBLACIÓN2 CLIENTE] Población del cliente
[CP2 CLIENTE] Código postal del cliente
[DIRECCIÓN3 CLIENTE] Dirección del cliente
[PROVINCIA3 CLIENTE] Provincia del cliente
[POBLACIÓN3 CLIENTE] Población del cliente
[CP3 CLIENTE] Código postal del cliente
[NIF CLIENTE] NIF/CIF del cliente
[TELÉFONO CLIENTE] Teléfono del cliente
[MÓVIL CLIENTE] Móvil del cliente
[FAX CLIENTE] Fax del cliente
[PC CLIENTE] Persona de contacto con el cliente
[EMAIL CLIENTE] Dirección de correo electrónico del cliente
[WEB CLIENTE] Dirección de la página web del cliente
[OBSERVACIONES CLIENTE] Observaciones definidas en la ficha de cliente
[ALTA CLIENTE] Fecha de alta del cliente


En el caso de listados de múltiples elementos es obligatorio que en la plantilla estén todos los campos en la misma fila (con plantillas Word se debe crear una tabla) y se deben indicar que son campos múltiples anteponiendo el símbolo almohadilla (#) antes del nombre de cada campo:

Campos generales  
[#FECHA ACTUAL] Fecha en el formato de la configuración regional de Windows
[#NOMBRE FIRMANTE] Nombre del usuario actual
[#CARGO FIRMANTE] Cargo del usuario actual
   
Campos de muestra  
[#FECHA RECOGIDA] Fecha de recogida de la muestra
[#FECHAS RECOGIDA] Fecha de recogida de la muestra en formato sin hora
[#FECHA ENTRADA] Fecha de entrada de la muestra en el sistema
[#FECHAS ENTRADA] Fecha de entrada de la muestra en el sistema en formato sin hora
[#HORA RECOGIDA] Hora de recogida de la muestra
[#CÓDIGO] Código de la muestra
[#MATRIZ] Matriz de la muestra
[#PERFIL] Perfil de la muestra
[#DESCRIPCIÓN] Descripción de la muestra
[#RECOLECTOR] Recolector de la muestra
[#TEMPERATURA] Temperatura
[#REFERENCIA] Referencia de la muestra
[#LUGAR] Lugar de recogida de la muestra
[#PRECIO] Precio obtenido para la muestra
   
Campos de cliente  
[#CÓDIGO CLIENTE] Código del cliente
[#NOMBRE CLIENTE] Nombre del cliente
[#NOMBREC CLIENTE] Nombre comercial del cliente
[#RAZÓN CLIENTE] Razón social
[#ADMINISTRADOR CLIENTE] Administrador de la empresa
[#PRINCIPAL CLIENTE] Cliente de facturación
[#DIRECCIÓN CLIENTE] Dirección del cliente
[#PROVINCIA CLIENTE] Provincia del cliente
[#POBLACIÓN CLIENTE] Población del cliente
[#CP CLIENTE] Código postal del cliente
[#DIRECCIÓN2 CLIENTE] Dirección del cliente
[#PROVINCIA2 CLIENTE] Provincia del cliente
[#POBLACIÓN2 CLIENTE] Población del cliente
[#CP2 CLIENTE] Código postal del cliente
[#DIRECCIÓN3 CLIENTE] Dirección del cliente
[#PROVINCIA3 CLIENTE] Provincia del cliente
[#POBLACIÓN3 CLIENTE] Población del cliente
[#CP3 CLIENTE] Código postal del cliente
[#NIF CLIENTE] NIF/CIF del cliente
[#TELÉFONO CLIENTE] Teléfono del cliente
[#MÓVIL CLIENTE] Móvil del cliente
[#FAX CLIENTE] Fax del cliente
[#PC CLIENTE] Persona de contacto con el cliente
[#EMAIL CLIENTE] Dirección de correo electrónico del cliente
[#WEB CLIENTE] Dirección de la página web del cliente
[#OBSERVACIONES CLIENTE] Observaciones definidas en la ficha de cliente
[#ALTA CLIENTE] Fecha de alta del cliente

Los campos autodefinibles también pueden ser exportados y utilizados en la plantilla bajo el siguiente formato: [% NOMBRE CAMPO]. Por ejemplo, si se desea exportar el campo LOTE creado como autodefinible en una muestra, se utilizará [%LOTE], y del mismo modo si fuera un campo múltiple, se utilizará [#%LOTE].

Detalle de factura

Para el detalle de factura, y por lo tanto para la exportación de facturas usando plantilla, los campos que pueden ser utilizados son los siguientes:

[SERIE] Serie de facturación
[NÚMERO] Número de factura
[FECHA] Fecha de factura
[ESTADO] Estado de la factura (abierta, cerrada o cobrada)
[TIPO] Tipo de factura (importe por líneas, importe total)
[CÓDIGO CLIENTE] Código de cliente
[CLIENTE] Nombre de cliente
[CÓDIGO CLIENTEF] Código de cliente de facturación
[CLIENTEF] Nombre de cliente de facturación
[DIRECCIÓN] Dirección de la factura
[PLOBLACIÓN] Población
[PROVINCIA] Provincia
[CP] Código postal
[NIF] NIF/CIF del cliente de facturación
[CONCEPTO] Concepto
[OBSERVACIONES] Observaciones
[SUBTOTAL] Subtotal de la factura
[IMPUESTO1] Descripción del impuesto 1
[PORCENTAJE1] Porcentaje del impuesto 1
[IMPUESTO2] Descripción del impuesto 2
[PORCENTAJE2] Porcentaje del impuesto 2
[DTO] Porcentaje de descuento
[BASE] Base imponible
[IMPORTE1] Importe correspondiente al impuesto 1
[IMPORTE2] Importe correspondiente al impuesto 2
[IMPORTED] Importe correspondiente al descuento
[TOTAL] Total factura
[FORMA] Forma de pago
[FECHA PAGO] Fecha de pago

En las líneas de factura se podrán utilizar los siguientes campos múltiples, estando siempre todos los incluidos en la plantilla, dentro de la misma línea de una tabla:

Campos genéricos de línea de factura
[#CÓDIGO] Código de la muestra o concepto facturado
##DESCRIPCIÓN LÍNEA] Descripción del concepto
[#CLIENTES] Nombre del cliente de la muestra (para desglose individual)
[#PRECIO] Precio individual de la línea de factura
[#U] Unidades
[#DTOL] Descuento individual por línea de factura
[#IMPORTEL] Importe individual por línea de factura
 
Campos de muestra (sólo son válidos para líneas de factura con muestras vinculadas)
[#FECHA RECOGIDA] Fecha y hora de recogida de la muestra
[#FECHAS RECOGIDA] Fecha de recogida de la muestra
[#FECHA ENTRADA] Fecha y hora de entrada de la muestra en el laboratorio
[#FECHAS ENTRADA] Fecha de entrada de la muestra en el laboratorio
[#HORA RECOGIDA] Hora de recogida de la muestra
[#FECHA COMPROMISO] Fecha de compromiso de la muestra
[#MATRIZ] Matriz de la muestra
[#PERFIL] Perfil de la muestra
[#DESCRIPCIÓN] Descripción de la muestra
[#RECOLECTOR] Recolector de la muestra
[#TEMPERATURA] Temperatura de la muestra
[#REFERENCIA] Referencia de la muestra
[#LUGAR] Lugar de recogida
[#FECHA INICIO] Fecha de inicio del análisis
[#FECHA FIN] Fecha de finalización del análisis
[#FECHA ENVÍO] Fecha de envío del informe de resultados
 
Campos de cliente (de la muestra para cada línea de factura)
[#CÓDIGO CLIENTE] Código del cliente
[#NOMBRE CLIENTE] Nombre del cliente
[#NOMBREC CLIENTE] Nombre comercial del cliente
[#RAZÓN CLIENTE] Razón social
[#ADMINISTRADOR CLIENTE] Administrador de la empresa
[#PRINCIPAL CLIENTE] Cliente de facturación
[#DIRECCIÓN CLIENTE] Dirección del cliente
[#PROVINCIA CLIENTE] Provincia del cliente
[#POBLACIÓN CLIENTE] Población del cliente
[#CP CLIENTE] Código postal del cliente
[#DIRECCIÓN2 CLIENTE] Dirección del cliente
[#PROVINCIA2 CLIENTE] Provincia del cliente
[#POBLACIÓN2 CLIENTE] Población del cliente
[#CP2 CLIENTE] Código postal del cliente
[#DIRECCIÓN3 CLIENTE] Dirección del cliente
[#PROVINCIA3 CLIENTE] Provincia del cliente
[#POBLACIÓN3 CLIENTE] Población del cliente
[#CP3 CLIENTE] Código postal del cliente
[#NIF CLIENTE] NIF/CIF del cliente
[#TELÉFONO CLIENTE] Teléfono del cliente
[#MÓVIL CLIENTE] Móvil del cliente
[#FAX CLIENTE] Fax del cliente
[#PC CLIENTE] Persona de contacto con el cliente
[#EMAIL CLIENTE] Dirección de correo electrónico del cliente
[#WEB CLIENTE] Dirección de la página web del cliente
[#OBSERVACIONES CLIENTE] Observaciones definidas en la ficha de cliente
[#ALTA CLIENTE] Fecha de alta del cliente

Los campos autodefinibles también pueden ser exportados y utilizados en la plantilla bajo el siguiente formato: [%NOMBRE CAMPO]. Por ejemplo, si se desea exportar el campo LOTE creado como autodefinible en una muestra, se utilizará [%LOTE], y del mismo modo si fuera un campo múltiple, se utilizará [#%LOTE].

Cuando se exporta a Word o Excel utilizando plantillas, siempre existe la posibilidad de añadir funcionalidad adicional a cualquier plantilla utilizando macros de Office. Veolab ejecuta automáticamente la macro de la plantilla llamada FinExportacionQsinc, si existe.

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